12 canale de vânzare, două companii, un singur flux de comenzi

Kids Town operează mai multe magazine online și marketplace-uri, iar activitatea comercială este desfășurată prin două companii care lucrează în tandem și dețin stocuri separate.

Pe măsură ce numărul canalelor de vânzare a crescut, procesarea comenzilor a devenit un proces cu multe operațiuni manuale și informații transferate între sisteme diferite.

Comenzile veneau prin email de pe 9 site-uri și 3 marketplace-uri — eMAG, Fashion Days și Decathlon.

Pentru fiecare comandă, operatorul trebuia să parcurgă manual mai multe etape.

Stocul era verificat manual în programul de gestiune.

După pregătirea mărfii, datele comenzii erau introduse din nou pentru emiterea facturii și apoi încă o dată în aplicația curierului pentru generarea AWB-ului.

Situația era complicată suplimentar de existența celor două companii.

Majoritatea magazinelor online vând produse aparținând unei singure firme, însă trei dintre magazine conțin produse din stocurile ambelor companii.

O comandă putea astfel conține produse care nu se aflau toate în stocul companiei care trebuia să o proceseze.

Comandă email → Verificare stoc → Pregătire marfă → Facturare → Generare AWB

MaxxOPS se conectează periodic la canalele de vânzare și preia automat comenzile într-un singur flux de procesare.

La intrarea unei comenzi, sistemul identifică firma asociată magazinului și verifică automat disponibilitatea produselor.

Operatorul nu mai trebuie să determine manual de unde poate fi onorată comanda.

Canale online → MaxxOPS → Stoc → Picking → Facturare → AWB

Pentru comenzile care conțin produse aparținând ambelor firme, MaxxOPS gestionează automat situația.

Sistemul verifică mai întâi stocul companiei asociate implicit canalului de vânzare.

Dacă un produs nu este disponibil, MaxxOPS verifică automat stocul celeilalte companii.

Dacă produsul este disponibil acolo, sistemul generează o comandă inter-company pentru transferul necesar de marfă.

Comanda clientului este trecută automat în așteptare până când necesarul este complet și stocul companiei care va face livrarea este actualizat.

Un proces care altfel ar necesita verificări și coordonare manuală între cele două firme este gestionat direct de sistem.

După ce întreaga comandă poate fi onorată, operatorul pregătește marfa folosind interfața de picking MaxxOPS.

Produsele sunt verificate prin scanarea codurilor de bare, reducând riscul pregătirii unui produs greșit.

La final, factura și AWB-ul sunt generate cu un singur click, folosind informațiile deja existente în comandă.

Inclusiv stornările sunt gestionate direct din MaxxOPS.

MaxxOPS este integrat cu SmartBill, utilizat pentru facturare și evidența stocurilor celor două companii.

Atunci când o operațiune modifică stocul unui produs, MaxxOPS actualizează selectiv canalele online afectate.

În locul sincronizării generale repetate, se actualizează produsul afectat, pe magazinele afectate, atunci când stocul se modifică.

O sincronizare generală este realizată o dată pe zi pentru reconciliere.

MaxxOPS a transformat un proces distribuit între magazine online, marketplace-uri, două companii, gestiune, facturare și curieri într-un flux operațional coordonat.

MaxxOPS nu a înlocuit sistemele care își făceau deja bine treaba. Le-a conectat și a automatizat procesele dintre ele.